仕事の種類

総務の仕事内容は理系と文系ではどちらが向いているか?有利な方は!?

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motomoto23

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大学生の娘をもつ普通のサラリーマンです。 趣味はカメラと言いたくて最近始めました。

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就職を希望する会社の募集職種に「総務系」などと記載されていた場合、総務系に合っているのは、理系なのか、はたまた文系なのか?

希望して入ってみたものはいいけど、自分のスキルが全く役に立たなかった。

なんてなったら大変ですね!?

そもそも「総務」って何するところ?

履歴書の送付先に、「総務部」とか「人事総務部」とかになっているので、

会社の受付のこと?

って思う人もいるはずです。(はずれではありませんが…)

具体的な仕事内容をイメージしづらい人が多いと思います。

実は「総務」は日本特有の部門かもしれません。

私が前に勤めていた会社が、米国の会社に吸収された時の話を上司から聞いたんですが、総務部長が、吸収先の米国人から言われたのが…

「ソウムブッテナンデスカ?」

と聞かれたらしいんです。

部長も説明するのに苦労したみたいですが、総務はいろいろな仕事を掛け持ちで行っているので、それが不思議だったようです。

総務は会社の顔となり、様々な仕事をこなす日本特有の部門と言っても過言ではないと思います。

ここでは、就職活動中の学生のみなさんに、総務の仕事内容は理系と文系でどちらが向いているのか、わたくし現役総務部員が具体的な業務内容の紹介します。

是非今後の就職活動の参考にしていただければと思います。

この記事を読むとわかること
  • 総務部の仕事内容
  • 理系と文系ではどちらが総務系に合っているのか

総務仕事①お客様(社外の方)への対応

総務部は会社の顔となり、お客様(社外)への対応が多くあります。お客様にも様々で、会社を見学に来る小中学生、派遣予定の方、取引先の重役の方に会社の説明をしたり、会社に対して苦情を言いに来る近隣住民、行政機関(労働基準監督署など)への対応と様々です。

又、会社にくる電話を担当者に取次ぐこともあり、商品の問い合わせや、クレームにも対応します。

最近では、変な勧誘の電話も多く、誤って電話を繋いだために、1時間以上も電話を切ることが出来ないくらいに話された人もいます。

そのようなことが無いように一瞬で、変な電話かどうかも見抜く力も必要です。

社外向け対応

  • 電話対応、取次ぎ
  • 来客者対応(応接室への案内、お茶出し)
  • 工場見学、案内(小学生から取引先重役まで)
  • 広報、取材対応

必要とされる力量

  • 語彙力
  • コミュニケーション力
  • 話術
  • 平常心

語彙力が必要で若干文系の人が有利かもしれませんが、語彙力よりもいろいろなお客様への対応があるので、平常心が一番重要かもしれません。

総務仕事②社内対応

社内の対応は、一番多く、多岐にわたっております。一人で全部の業務を行うことはまず無理で、数人で手分けして行っている企業がほとんどと思われます。

具体的な業務内容は以下のようなものがあります。

  • 施設管理
  • IT管理、セキュリティ業務
  • 広報
  • 法務対応、契約書管理
  • 消耗品の管理
  • 文書管理・ファイル化
  • 社会貢献活動
  • 株主総会、取締役会準備
  • 社内イベント準備(全体集会、入社式など)

施設管理

施設管理は社員が快適に仕事をするために必要な管理で、エアコンなどでの温度管理や、洗面所、トイレなどを清潔に保つように清掃を業者に依頼したり、消火器の設置、避難通路の確保、キャビネットなどが倒れてこないように地震対策もし、それらが保たれているか点検もしなければなりません。

施設管理には、CADでの図面作成や、清掃に使う薬品の知識、地震対策に必要な機械的固定方法などの知識が必要になってきます。

施設管理での会話で、何㎥とか何kWとか話す機会が多いです。

どちらかと言うと理系向きと思います。

IT管理

IT管理は企業にとって切っても切れないとても重要な管理で、こちらがきちんとしていないと、企業が成り立たないと言っても過言ではありません。

ここで一番大事なことは、情報が漏洩してしまうことです。

新商品の情報であったり、収益に関する情報、社員の個人情報などもとても重要で、万が一漏洩があった場合は致命的なダメージを受けてしまいます。

常に最新の情報をつかみ、情報セキュリティー会社の選定には目を効かせる必要もあります。

こちらも理系向きと思います。

広報

広報の仕事は、新商品の紹介をしたり、企業の活動内容をホームページなどを通じて一般者向けに紹介します。

商品を上手に紹介する文章力や、最近では動画で紹介する企業も増えてきてますので、センスも必要になってきます。

こちらは文章力が必要になってきますので、文系向きではないでしょうか。

法務対応、契約書管理

法務では企業がコンプライアンスを守っているかを確認したり、社員がコンプライアンスを守るための教育をしたりします。

又、契約書の内容を確認し、自社に不利な契約条件が無いかなどを確認します。

こちらは文系と言うより、法学部出身者ではないでしょうか。

消耗品の管理

消耗品の管理では、主に事務用品を購入が主ですが、在庫を切らさないように、値段の安いところから購入します。

最近では、マスクや消毒液なども購入し、コロナウイルスの影響で入手しにくい状況が続いておりますが、予算を見ながら在庫を切らさないようにすることが大事です。

文書管理 ファイル化

文書管理は主に、紙で管理するものと、電子で保管するものの2種類あります。

紙のファイルで主なものは、伝票などお金に関する書類が多く、請求書や見積書など印鑑が押されている原紙の保管が必要になります。

これは会計監査で必要になります。

電子で保管するものの多くは、PDF化です。

原紙が必要ではない書類のほとんどは、PDF化します。

社会貢献活動

社会貢献活動は、環境維持活動として会社周辺のごみを拾う活動が主です。

ごみ拾いで使う、トングや袋、軍手などを準備し、活動中の写真を撮影して、広報担当に画像を提供します。

株主総会、イベント

株主総会やイベントでは、会場を準備したり、案内状や招待状を準備して、発送などを行います。

議事録を作成したりすることも総務の仕事となります。

まとめ

ここまでいろいろな仕事を紹介しましたがまだまだ総務の仕事はたくさんあります。

総務仕事は理系であっても、文系であってもどちらでも十分通用する仕事です。

人のサポートをすることが好きな人が総務で活躍できる人材かもしれません。

  • 総務は「縁の下の力持ち」様々な仕事をこなさなければなりません。
  • 総務は、理系文系を問わず両方の人材が必要です。
  • 総務は、チームでこなさなければ成り立ちません。

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