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Officeは学生なら無料で使える!?学生の特権をチェックしておこう!

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MIDORI

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ゲームが好きだった40代女性。 今は育児を(本気の)ゲームのごとく楽しんでいます。 子供の成長は、架空のゲームよりもよっぽど面白い……。 大学生だったのは遥か昔のこと。英語が喋れない英米文学科卒(笑)

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時代は、あっという間にマニュアルからデジタルへ。

その流れは大学の中でも起こっていて、レポートもプレゼン資料もデジタルで作成、という学校も多いようですね。

レポートや資料作成に使われるのは、なんと言っても「Office」というビジネス用ソフト。

このソフト・・・大学によっては無料で使うことができることをご存じですか?

(ちなみに、このOfficeソフトを購入しようと思ったら、3~4万円ほどかかります。高い・・・)

なるべく出費を抑えたいというアナタ!

ここで出費を抑える術を知っておきましょう!

この記事はこんな方にオススメ
  • 高いOfficeソフトをなるべく安く済ませたい・・・
  • Officeを無料で使えるって聞いたけど、本当?
  • そもそもOfficeソフトって必要なのかどうか分からない・・・
  • Officeソフトにも色々あって、どれを選べばいいのか分からない・・・
大学生のパソコンは,MacとWindowsのどちらを選ぶべきか? 出典:intel nuc core i7-6770QK搭載小型ベアボーン 出典: Apple mac book air ...

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そもそもOfficeとは?

Officeという名前からして、会社で使うもの?と思いますよね。
Officeとは・・・マイクロソフト社が販売しているビジネス用ソフトで、本来は会社で使われるソフトが詰まった製品です。

Officeという製品の中に、様々な用途のソフトがセットになって入っています。

その中でも学生が主に使用するのは、WordExcel、それにPowerPointというソフトでしょう。

これらは単体でも販売されているソフトですが、単体でも・・・高いです。それぞれが15000円ほどします。

電気屋さんに並ぶパソコンには、Officeというソフトが元々入っているものと、入っていないものがあります。

当然、Officeが搭載されているパソコンは、その分値段も高いです。

もし、どうにかして出費を抑えたい!と考えているならば、

  • Office搭載なしの安いパソコンを購入
  • 無料のOfficeを後でつける

これが最も費用を抑えられる方法でしょう。

そして、その方法があるんです。

無料のOfficeを使用する権利がある大学生がいるのです。

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学生が無料で使えるOffice 365 Education

あなたが在籍している大学が、マイクロソフト社と包括ライセンスを結んでいれば、Officeを無料で利用できます。

その名も「Office 365 Education」

これは、大学が

「うちの学生たちにOfficeソフトを使用してもらう必要があるため、大学が代表してマイクロソフト社とライセンス契約をして、その料金は大学がお支払いします」

ということです。

大学がOfficeを購入しているため、学生自ら購入する必要はない、ということ!

これは使わなければもったいないですよね。

だって大学とマイクロソフト社が契約しているとは言え、その契約金はあなたの学費から・・・。

ただ、全国すべての大学が、このような契約を結んでいるわけではありません。

まずは、大学のホームページや、もしかしたら入学案内にその説明があったかも知れませんので、確認してみましょう。

もし大学がOffice 365 Educationのライセンス契約を結んでいて、大学側があなたの「大学用メールアドレス」を発行していれば、あとは手順に従うだけで、Office 365 Educationを利用することができます。

Office 365 Education導入の手順
  • 自分の大学がOffice 365 Educationを利用できるか確認
    (ホームページ、入学案内、教務課など)
  • 自分の「大学用メールアドレス」が発行されているかを確認
  • 手順に従い、Office 365 Educationをインストールし、利用可能となる
実際にOffice 365 Educationを利用している大学例

東京大学、中央大学、早稲田大学、実践女子大学、東京経済大学、桜美林大学、東京理科大学、青山学院大学、徳島大学、長崎大学 など(順不同)

残念ながら、全国の大学全てがこの契約を結んでいるわけではありません。

Office 365 Educationを導入していない大学の学生さんには、もう一つ、無料でOfficeを利用する方法があるので、次にご紹介します。

卒業後は、商業利用でなければ、引き続きOffice 365 Educationを利用可能で、大学を卒業したからといって、いきなり今までのデータがなくなることはない、とされています。

しかし、おおよその学校が「在学中のみ利用可能」とあり、卒業後はデータの削除を求めています

卒業後もデータを保存しておきたければ、自分でバックアップする必要があるので、自分の大学がどのような対応をしているのかを確認しておいた方が良いでしょう。

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Office Online(オンライン版)

無料で利用できるOfficeに、Office Onlineという、オンライン版のOfficeがあります。

このOffice Onlineでも、Word、Excel、PowerPointなどのソフトを使用することができます。

ただ、このオンライン版Officeに関しては、機能が限定的であるという問題点があります。

それと、オンラインでの使用となるため、オフラインでは使用できません

オンライン版Officeを検討する場合は、あなたの大学の先輩や教授などに、実際に使用している人がいるかどうかを確かめた方が無難です。

例えば、同じ学科の同級生や、同じ科目を選択している知人に、「レポート提出にオンライン版Officeってどう?」など、具体的に周りで使用している人がいるかどうか、使用感はどうなのかなど、リサーチしてみるのが良いでしょう。

大学によって、というよりも、学科によって、選択している科目によって、使用感が違ってきます

もし周りにも「Office Online」を使用している人が多くいるのなら、オンライン版の使用で問題ないでしょう

オンライン版では機能が限定され過ぎていて、実際には使えない、という周りの評判があるようでしたら・・・無料ではなく、潔くOfficeを購入することを検討しましょう。

【レポートの書き方】大学生向けに作成方法からポイントまでを解説! https://twitter.com/keauecr/status/1157574884609810432?s=20 ...

パソコンを買う前なら・・・プリインストール版を!

家電量販店などでパソコンを買う際、既にOfficeを搭載しているパソコンがあります。
このようにプリインストールされているパソコンを購入すれば、Office単体よりも安く購入することができます。

大学で初めてまともにパソコンを使う、という方も多いのではないでしょうか?

ただでさえ慣れないパソコンに、自分でOfficeをインストールしてセットアップして・・・などという手間を考えたら、プリインストールしてあるパソコンを購入することをオススメします。

プリインストール版のOfficeにも種類があり、学生が使うものとしては以下の2つより選ぶと良いでしょう。

Office Personal Word, Excel, Outlook
Office Home & Business Word, Excel, Outlook, PowerPoint

上記2つの違いは、PowerPointがあるかどうか。

そこに注視して、プリインストール版のパソコンを選ぶようにしましょう。

また、実はOfficeではなくても、Officeに類似した、そしてOfficeよりもかなり安いソフトも存在します。

しかし、今のところ、世界の潮流はMicrosoft Officeであり、社会人になってからも一般的にはWordやExcelに触れることになる可能性が高いです。

そして類似ソフトは、自分だけで扱う分には問題ないですが、実際にはレポートや論文の提出をデータで行うことも多いです。

その際、フォントが崩れたり、図形が正しく表示されなかったりすると、提出先に迷惑をかけることになり・・・要らぬトラブルを起こしかねません

面倒を省く、トラブル回避のためにも、Officeがプリインストールされたパソコンの購入を検討してみましょう。

https://twitter.com/kazami617ST/status/1201413667335491584

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Microsoft Office Academic 2019(アカデミック版)

学生や教職員向けのOfficeで、Microsoft Office Academic 2019というお店で購入できるOfficeがあります。

このアカデミック版の購入には、以下の条件が付きます。

  • 身分の証明が必要
  • ビジネス用には使えない

大学生で、大学のレポートや論文を書くためだけに購入する(商用利用はしない)のであれば、問題ありません。

価格はおおよそ3万円ほど。(Amazon(条件つき)や大学生協での価格です)

・・・高いと思いましたか?

実際、プリインストール版よりは高めの設定になっています。

それは何故か?

ソフトの内容が充実しているからです。

Office Academicに入っているソフトは、Word、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNote、Publisher、Accessという豪華なラインナップ。

もしこれらの機能をフルに使いたい!と考えているのであれば、購入を検討しても良いと思います。

ただ、個人的には、一般の学生さんがPublisherやAccessを必要としているとは思えませんので、今回こちらの記事ではAcademic版よりもプリインストール版をお勧めしています。

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Officeの機能について

Microsoft社が販売するOfficeに入っているソフトとして、以下のものがあります。

【Officeの主なソフト】

Word
(ワード)
文章作成ソフト
Excel
(エクセル)
表計算ソフト
PowerPoint
(パワーポイント)
プレゼン用ソフト
Outlook
(アウトルック)
メールソフト
OneNote
(ワンノート)
情報集めのソフト、豪華版メモ機能
Teams
(チームズ)
チャットツール
Publisher
(パブリッシャー)
簡易DTP用ソフト (DTP:デスクトップパブリッシング(卓上出版)のこと)チラシ作成に向いている
Access
(アクセス)
データベースソフト 大量のデータを管理できる

これまでに紹介してきたOfficeに入っているソフトは、以下の通りです。

Office 365 Education Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote、Teams、Publisher、Access
Office Online Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote
Office Personal Word、Excel、Outlook
Office Home & Business Word、Excel、PowerPoint、Outlook
Office Academic 2019 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote、Publisher、Access

他にもOffice製品はあるのですが、あまり色々と紹介してしまうと、悩む時間が増えて時間がもったいないので、この中からあなたの目的にあった製品を選んでみましょう。

選び方のポイント
  1. 自分の大学がOffice 365 Educationを導入しているかどうかを確認。導入していれば、こちらを使用するのが良いでしょう。
  2. ①で導入していないと分かったら、まずはあなたが必要とするソフトを同じ学科の知人や先輩、または教授に確認。
  3. Office Onlineで問題なければ、オンライン版を利用する。
  4. パソコンをまだ買っていなければ、プリインストール版のOfficeを検討。
  5. Officeが入っていないパソコンが手元にあれば、アカデミック版Officeを検討。

この順番で考えて行けば、あなたに合ったOfficeを選ぶことができるでしょう。

ただ、ここで一つ問題になるのが・・・商用利用をしたいかどうか、ということ。

  • Office 365 Education
  • Office Academic 2019

こちらの2点は、商用利用を許可していません

もしこれらのOfficeを商用利用した場合は、規約違反となってしまいます。

在学中からパソコンを商用利用したいと考えているなら、きっぱりとプリインストール版のパソコンを購入するようにしましょう。

実はOfficeには月額(年額)でレンタルするもの(サブスクリプション版と言います)もあります。

今回、紹介しなかった理由は「ややこしいから」です。

一年契約で年13000円ほど。

もし大学4年間で使用するとなると・・・単純に考えて52000円ほど。高いですよね。

月額で支払えるというメリットがありますが、いちいち「この月は使うから使用料を支払って・・・」などという管理を果たしてするのか?という疑問があったので、今回こちらのサブスクリプション版の紹介は省かせてもらいました。

プリインストール版のパソコンは一度購入してしまえば、サポート終了まで使用することもでき、もし4年以上同じOfficeを使用するのであれば、プリインストール版の方がお買い得ということになります。

もしこまめに月単位でOfficeを使用する期間を管理できそうなら、サブスクリプション版を検討しても良いかも知れません

Officeを利用するメリット

Officeを利用するメリットは、ただ学生のレポートやプレゼン資料の作成に役立つだけではありません。

大学を卒業したら、多くの人は就職することになります。

就職先で、ワードやエクセルの経験は大いに役立ちます。

逆に、大学の時にこれらの使用経験がないと、いざ会社に就職して仕事をするとなった時、それぞれの操作方法から覚えて行かなくてはなりません。

会社側は恐らく、若い人にパソコンの操作を頼る傾向があります。

その期待(?)に応えるためにも、ある程度のパソコンの操作方法は身につけておくことをお勧めします。

あなたが就職先で円滑な仕事ができることも見込んで、Officeに触れておくことは非常に有意義なことに違いありません。

私の体験談

私もかつて就職した時、ワードもエクセルもよく分かっておらず、大変苦労しました・・・。そして周りの人たちの目は「若いんだから、できるよね?」という、優しくも強い圧・・・。

仕事をしながらどうにかこうにか覚えましたが、もし学生の頃にワードやエクセルの使用に慣れていれば、むしろ会社の人たちにマウントを取りながら仕事ができたのかも、なんて思いました(笑)

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まとめ

学生がOfficeを利用する際の特権!
  • Officeとは、Microsoft社が販売するレポートやプレゼン資料を作成できるようなソフト
  • 無料で利用可能のOffice 365 Educationやその他にも安価で利用可能のソフトあり
  • 自分に合ったOfficeを選ぶため、周囲にリサーチすること!
  • 社会人になってからもWordとExcelを使用することはあるので、たとえ学校であまり使用しなくても、これらのソフトに触れておくことは後々助かる!

大学生の時に使用することの多いOfficeソフトですが、ぜひ社会に出る時のことも見据えて、Officeソフトに慣れてみてくださいね!

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