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研究室訪問はもう怖くない!メールと返信のポイントの文例完全版!

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おかむらよしき

健康第一、ゆるく文章やデザインを作っています。 インスタやnoteをフォローいただけるととっても嬉しいです! https://note.mu/kohd0705

…追伸、僕より愛を込めて…っと!

え、何、気持ち悪い、何してるの?

何って、今度研究室に訪問するからさ、教授に打つメールを書いてるんだよ。

…いますぐやめなさい。

なんでさ!きっと教授も喜ぶと思ったのに!

そんなメール、スパムメールよりタチが悪いわよ。悪夢ね。

メールを打つのにもポイントがあるから、話を聞きなさい。

はーい、わかりましたよー。

多くの学生は3~4年生になれば、研究室に配属されますね。

その前に、研究室の見学に行かれる方も多いのではないでしょうか?

ですが、見学の日程を押さえようにも、どんなメールを送ればいいか分からない、そんな方も多いはず。相手は先生、目上の人にどんな言葉遣いをするべきか、本文や件名に何を書けばいいのか…分からないことづくしですよね。

教授からしても、マナーがなっていない、要点を得ないメールが来て困っていることもあるようです。

せっかくやる気があっても、そういった事前のやりとりで悪い評価がついてしまうのは非常に勿体無いですよね。

ですが、この記事を読めば、教授にどんなメールを送ればいいか3つのポイントで丸わかり!

なんと、文例もついていますよ!

たかがメールと侮るなかれ、社会に出ても目上の人にメールをする機会が増えますので、これを機に文章の作り方をマスターしましょう!

おかむら
おかむら
僕は大学を卒業後、大手企業で7年間勤めていた経験があります。その経験をもとに、マナーを押さえたメールの打ち方、3つのポイントをお伝えします!

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これさえ読めば大丈夫!メールの打ち方完全版!

メールを打つ際の3つのポイント

アンタが作った文面、私に見せて。

わかったよ、ほら。

送信者:sublime-taro

日時:2019年X月X日 20:45

宛先:tanaka ichiro

件名:なし

研究室の見学をしたいんですけど、見学行ってもいいですか?先生が暇なときに相談してみたいです!早めのお返事お待ちしています♪

追伸:僕より愛を込めて

…終わってる。

ああ、文章は見ての通り作り終えたよ。

そうじゃねえ、このメール全てがダメだって意味だよ!

なんだよ♪って…気持ち悪いなあもう!

え、どこがダメなのさ?俺の愛が溢れた力作だぞ!

まあいいわ、初めから説明してあげる。

メールで押さえるべきポイントは3つあるわ。

  1. 件名
  2. 本文
  3. 敬語表現

ここから話をするわね。

1.件名:伝えたいことを端的にまとめよう

まず、メールには件名が必ず必要よ。

件名か、短い文章だし、いらないと思ってたよ。

教授は日々数十件、多い場合は百を超えるメールを受け取っています。

つまり、1件1件丁寧に目を通す時間がないと思った方がいいでしょう。

そのため、「これから何を伝えたいか」が一目でわかるように、件名を丁寧に書くのは非常に重要です。

件名が無いのはNGだとしても、こういった内容も相手に伝わらないので避けましょう。

  • 鈴木太郎です → 名前を伝えているだけで用件が分からない
  • 研究室見学について → 「見学」の何を決めたいのか分からない
  • ○月○日見学させてください → 日程はこちらから決められない。あくまで教授と相談する必要がある。

以上を踏まえると、「用件、名前、大学名」を必ず件名に入れるようにしてください。

  • 【日程のご相談】研究室見学について(○○大学 鈴木太郎)
  • 【お礼】先日の研究室見学につきまして(○○大学 鈴木太郎)

文章を読みやすくするため、【】や()で区切ることをおすすめします。

おかむら
おかむら
僕も会社員時代、件名を書かずに送信して怒られたことは多々ありますが、このポイントを意識すれば、先生の評価はバッチリですよ!

2.本文:宛名→あいさつ→本文→結び→署名の形を守る。

本文は、どんなメールでも共通の型があるわ。

  1. 宛名
  2. あいさつ
  3. 本文
  4. 結び
  5. 署名

この順番で書くことね。

追伸、愛を込めてとかは…

今すぐ消しなさい。

本文にも、件名と同じく上記のような型が存在します。

先ほどの文面をリライトすると、以下のような文章になります。

田中先生 ← 宛名

 

○○大学、工学部3年生の鈴木太郎と申します。 ← あいさつ

 

お忙しいところ失礼いたします。

表題の件ですが、翌年度の研究室配属に先立ちまして田中先生の研究室を見学したく存じます。

つきましては、田中先生のご都合の良い時間をご教授いただけますか。

○月の上旬に見学・ご相談できればと考えておりますが、お手すきの時間をご提示いただけると幸いです。 ← 本文

 

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 ← 結び

 

○○大学 工学部××学科 鈴木太郎 ← 署名

 

それぞれの役割を見てみましょう。

  • 宛名:「誰に」メールを宛てているか一目でわかるようにする。
  • あいさつ:「誰が」メールを送ったかわかるように書く。
  • 本文:件名に合わせて「何を」「いつ」「どこで」したいのか・して欲しいのかを書く。
    ※日程調整に関しては、こちらから一方的に日程を指示するのではなく、月の前後半、週などを伝えることで幅を持たせると良いです。
  • 結び署名:定型的な型だが、いわゆるビジネスマナーとして記載する。

これらの流れを守れば、先生からも「この子は礼儀がある子だ」と高評価をもらえること間違いなしです!

おかむら
おかむら
会社員時代、こういった型も知らなかったので、目上の人から随分怒られましたが…こうすることで、用件も一目でわかり、相手の印象も良い文章が作れます!

3.敬語表現:ある程度法則性がある、トライアンドエラーでも大丈夫!

あと、このメールは敬語がなってない。相手は目上の教授だからね!

  • 「です」「ます」口調が基本
  • 「!」や「♪」などの装飾文字は使わない。
  • 名詞や動詞の前には「お」、「ご」をつける

この辺りが基本だけど、細かいところももうちょっと説明するわ。

愛だけじゃ足りないんだな…

そんな抽象的なもの、役に立たないわよ。

目上の人にメールする際、敬語表現が一番悩みますよね。

日本語独特の文化ですが、なんでこんなにも難しい…そう思う方も多いでしょう。かくいう僕も、上司や取引先のメールでは「これでいいのか」と長時間悩むハメになりました。

ですが、敬語についても、先ほどの型に合わせて考えればある程度対策ができますよ!

・宛名について

この場合は大学の教授に送るメールなので、敬称も「様」ではなく、役職・職業に合わせて「先生」としましょう。教授には細かく講師、准教授、教授などあるので、相手の正確な立場がわからなくても、「先生」は万能に使えるので、ぜひ覚えておいてください。

・あいさつ

「〜大学、○○(名前)です」のように、「です」を使っても問題はありませんが、より丁寧な表現として、「と申します」と文章をしめたほうがよりこなれた印象にすることができます。

・本文

まずは、いきなり本題を書くのではなく、自己紹介以外のあいさつを入れましょう。

「お忙しいところ失礼いたします」という文章を入れていますが、これはどんな相手にも万能なので、使ってみてください。

おかむら
おかむら
話は逸れますが、これが会社員で取引先のメールになると冒頭が「お世話になっております」となります。どんなにお世話になってなくても「お世話になっております」と言います。

そして、本題については端的に書きましょう。

丁寧な表現として、例えば以下のような言い換えがあります。

  • 「したいと思います」 → 「〜したく存じます」
  • 「教えてください」 → 「ご教授(提示)いただけますか」
  • 「嬉しいです」 → 「幸いです」
  • 「それでは」 → 「つきましては」
  • 「空いてる時間」「暇な時間」 → 「お手すきの時間」
  • 「あったら」 → 「ありましたら」

などなど…

この辺りを押さえておくと、文章を考えるときの負担がグンと下がります。

ですが、それでも敬語表現は複雑なものです。失敗はあるかもしれませんので、ある程度書けてしまったら勇気を出して送ってしまうのも手です。優しい教授だったら、文章の表現なども教えてくれることでしょう。

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コピペでも使える!メール文例のご紹介!

ここからは、それぞれのタイミングごとに使えるメールの文例を掲載します。

本来なら、これをもとに自分で文面を考えてみるのが練習にもなりオススメですが、時間がない、文章が思いつかないといった場合は、宛名や署名を書き換えることで使うことができますよ。

1.日程提案の連絡

さっきの文例と似ているけど、送信者などの情報も追記しているわ。

メールを送る端末だけど、できれば携帯やフリーメールからではなく、大学のメールアドレスを使うとよりgoodね!

送信者:Suzuki Taro

日時:2019年X月X日 20:45

宛先:tanaka ichiro

件名:【日程のご相談】研究室見学について(○○大学 鈴木太郎)

 

田中先生 

○○大学、工学部3年生の鈴木太郎と申します。 

 

お忙しいところ失礼いたします。

表題の件ですが、翌年度の研究室配属に先立ちまして田中先生の研究室を見学したく存じます。先生の研究されている○○につきましては、非常に興味深く拝見しております。

つきましては、田中先生のご都合の良い時間をご教授いただけますか。

○月の上旬に見学・ご相談できればと考えておりますが、お手すきの時間をご提示いただけると幸いです。 

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 

 

○○大学 工学部××学科 鈴木太郎

2.返信、日程確定

このメールは、教授から候補日時を提示してもらった前提で書くメールよ。

件名には「Re:」がついているかもしれないけれど、それは消さなくても大丈夫ね。

あとは、日程調整の段階でもいいけど、訪問した時にどんなことを聞きたいか、それもわかるように書いておくことね。お互いそのほうが準備しやすいでしょ?

送信者:Suzuki Taro

日時:2019年X月X日 12:30

宛先:tanaka ichiro

件名:Re:Re: 【日程確定のご連絡】研究室見学について(○○大学 鈴木太郎)

 

田中先生

お返事いただき誠にありがとうございます。

また、ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、重ねて感謝申し上げます。

 

田中先生のご都合につき承知いたしました。

それでは以下の日時に研究室へ訪問いたします。

 

日時:○月○日10:00-11:00

場所:貴研究室

目的:研究室訪問

その他:質問事項を以下の通りです

1.土日祝における研究の有無

2.研究内容

3.先輩の就職状況

 

ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

 

○○大学 工学部××学科 鈴木太郎

3.訪問後のお礼

研究室に訪問して、教授の話も聞けた…これで安心、というわけにはいかないわ。

きちんと、教授にお礼のメールをすることね。

ここでも、これまでのポイントをしっかり押さえることが大事よ。

できれば、その日のうちに送ってしまいたいものね。

送信者:Suzuki Taro

日時:2019年X月X日 14:00

宛先:tanaka ichiro

件名:【お礼】見学のお時間をありがとうございました(○○大学 鈴木太郎)

 

○○大学、工学部3年生の鈴木太郎です。 

 

お忙しいところ失礼いたします。

本日はお忙しいところ、見学と面談のお時間をお取りいただき誠にありがとうございました。

自分がその研究室で先輩方や先生と研究するイメージが湧いてまいりました。

また、機会がございましたらご指導いただけますと幸いです。

それでは、どうか何卒よろしくお願いいたします。 

 

○○大学 工学部××学科 鈴木太郎

返事が返ってこない、こんな時はどうする?

まあ、メールを無視されるのは慣れてけどさ、こういう大事なメール、返ってこなかったら結構まずいじゃん、そういう時はどうしたらいいのかな?

アンタのあの文面見れば無視されるのも納得ね、でも、さっき話したポイントを押さえればまず返ってこない、ということはないと思うわ。

それでも返ってこない、そういう場合はこんな理由が考えられるはずよ。

・教授が忙しくてメールを見落とした

・生徒に興味がない

前者の場合はもう少し待つか、催促のメールを送れば解決できるはず。後者については問題外、教授は社会人失格ね。そんな研究室行ったところでいいことなんかないわ。

でも、こちら側からすると教授がメールを返さない理由はわからないものね。だから、催促のメールを送ることをおすすめするわ。

2、3日経っても返事がない場合は、こういうメールを送ってみたらどう?

あくまで、冷静になって送ることね。

送信者:Suzuki Taro

日時:2019年X月X日 20:45

宛先:tanaka ichiro

件名:【ご確認・再送】研究室見学について(○○大学 鈴木太郎)

 

田中先生

○○大学、工学部3年生の鈴木太郎と申します。

お忙しいところ度々のご連絡失礼いたします。

 

先日、研究室の見学につきまして日程調整のご連絡を差し上げましたが

その後、ご確認いただけましたでしょうか。

つきましては、お忙しいところ大変恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。

下記に、先日お送りしました文面を添付いたします。

 

ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

 

○○大学 工学部××学科 鈴木太郎

 

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田中先生 

○○大学、工学部3年生の鈴木太郎と申します。 

 

お忙しいところ失礼いたします。

表題の件ですが、翌年度の研究室配属に先立ちまして田中先生の研究室を見学したく存じます。先生の研究されている○○につきましては、非常に興味深く拝見しております。

つきましては、田中先生のご都合の良い時間をご教授いただけますか。

○月の上旬に見学・ご相談できればと考えておりますが、お手すきの時間をご提示いただけると幸いです。 

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 

 

○○大学 工学部××学科 鈴木太郎

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ノゾミちゃんからメールが返ってこないんだけど、今みたいな感じで再送すればいいのかな?

やってみれば?絶対返事来ないわよ。

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まとめ

メールの打ち方にも、決まった型やマナーがあるんだね。

・件名で伝えたいことをわかりやすく端的にまとめる

・本文は宛名→あいさつ→本文→結び→署名の形を守る

・敬語表現は法則性や言い回しを覚えれば大丈夫

だったよね。

そうそう、あとは、どうしても文章がかけそうにないなら、文例を参考にしてみるといいわ。

メールを書くのにも慣れが必要そうだな。

どっかで練習する機会があればいいんだけど…

それなら、株式会社subLime designでは、大学生を対象に無料のキャリア相談とかもあるからやってみたらいいんじゃないかな?

メールの添削とかも相談に乗ってくれるかもしれないわよ。

おお、それいいね、やってみるよありがとう!

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